Bestuur

Het bestuur bestaat uit:
Mevr. A. Van Heeswijk                           (voorzitter)
Mevr. B. Vendelbosch                            (penningmeester)
Dhr. E. Baks                                              (secretaris)
Dhr. B. Verwijmeren                               (secretaris)
Mevr. L. Horstman                                  (coördinator vaststellen gasten en vrijwilligers)
Mevr. N. Van Gent                                   (algemeen bestuurslid)
Dhr. F. Vosmer                                         (coördinator Techniek)
Dhr. W. Van Heemskerk                         (algemeen bestuurslid)
Mevrouw E. Leenhouts                         (ondersteuning vanuit stichting SamenDoen)

Samenwerkingsovereenkomst

Fietsmaatjes Leerdam sluit met alle vrijwilligers een samenwerkingsovereenkomst. In deze overeenkomst worden de afspraken vastgelegd tussen Fietsmaatjes Leerdam en de vrijwilligers.
Voor Gasten en vrijwilligers hebben we twee vertrouwenspersonen:
Esther Leenhouts:      eleenhouts@samendoen.expert
Berry Verwijmeren:     Berry.Verwijmeren@outlook.com

Via de onderstaande link kunt u het model samenwerkingsovereenkomst downloaden:
samenwerkingsovereenkomst 


Gedragscode

Veel grenzen in het contact tussen (vrijwillige) medewerkers en deelnemers (gasten) aan de activiteiten van Fietsmaatjes Leerdam zijn niet eenduidig. Hierover kunnen nooit exacte grenzen worden afgesproken die voor alle gasten en in alle situaties gelden. Dat is maar goed ook, want voor veel gasten is dichtbijheid en lichamelijk contact een behoefte en bij anderen juist niet. Er is wel een heel duidelijke grens en dat is de grens dat seksuele handelingen en contacten tussen vrijwilligers en gasten, die bij ons komen, absoluut ontoelaatbaar zijn.

 

Daarom hebben wij als Fietsmaatjes Leerdam voor al onze (vrijwillige) medewerkers een gedragscode opgesteld.

De gedragscode bestaat uit twee delen: regels die bijdragen aan een open, transparante en veilige omgeving voor gasten en vrijwilligers en de omschrijving van seksueel grensoverschrijdend gedrag die het uitgangspunt is van het tucht- en sanctiebeleid dat door Fietsmaatjes Leerdam wordt gevoerd. 
 
 

1.De gedragscode voor (vrijwillige) medewerkers:

  • De begeleider moet zorgen voor een omgeving en een sfeer waarbinnen “De gast” zich veilig en  gerespecteerd voelt.
  • De begeleider onthoudt zich ervan “De gast” te bejegenen op een wijze die “De gast” in zijn waardigheid aantast.
  • De begeleider dringt niet verder door in het privéleven van “De gast” dan functioneel noodzakelijk is.
  • De begeleider onthoudt zich van elke vorm van seksuele benadering en misbruik ten opzichte van de “De gast”. Alle seksuele handelingen tussen begeleider en “De gast” zijn onder geen beding geoorloofd en worden beschouwd als seksueel overschrijdend gedrag.
  • De begeleider mag “De gast”niet op zodanige wijze aanraken, dat deze aanraking naar redelijke verwachting als seksueel of erotisch van aard ervaren zal worden.
  • De begeleider heeft de plicht “De gast” naar vermogen te beschermen tegen vormen van ongelijkwaardige behandeling en seksueel grensoverschrijdend gedrag en zal er actief op toezien dat de gedragscode door iedereen die met “De gast” is betrokken wordt nageleefd.
  • Indien de begeleider gedrag signaleert dat niet in overeenstemming is met deze gedragscode en bij vermoedens van seksueel grensoverschrijdend gedrag, is hij verplicht hiervan melding te maken bij de daarvoor door het bestuur aangewezen personen.
  • De begeleider krijgt of geeft geen (im)materiële vergoedingen die niet in rede zijn.
  • In die gevallen waar de gedragscode niet (direct) voorziet, of bij twijfel over de toelaatbaarheid van bepaalde gedragingen ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de begeleider in de geest van de gedragscode te handelen en zo nodig daarover in contact te treden met een door het bestuur aangewezen persoon.

 

2. Omschrijving seksueel grensoverschrijdend gedrag en sanctiebeleid

Onder seksueel grensoverschrijdend gedrag verstaan wij: Elke vorm van seksueel gedrag of seksuele toenadering, in verbale, non-verbale of fysieke zin, opzettelijk of onopzettelijk, die door de persoon die het ondergaat als ongewenst of gedwongen wordt ervaren; en / of plaatsvindt binnen een ongelijke machtsverhouding (begeleider-“Gast”); en / of andere handelingen of gedragingen die strafbaar zijn volgens het Wetboek van Strafrecht.

Gedragingen, die volgens de bovenstaande omschrijving vallen onder seksueel grensoverschrijdend gedrag kunnen worden gesanctioneerd door een tuchtrechtprocedure waarin hoor en wederhoor zal plaatsvinden. De sancties bestaan uit het voor korte of langere tijd uitsluiten van vrijwilligerswerk door persoonsgegevens in een centraal register op te nemen.
 Seksueel grensoverschrijdende gedragingen waarvan het bestuur oordeelt dat deze vallen onder het Wetboek van Strafrecht, zullen bij de politie / justitie worden gemeld.

 

Deze gedragscode is in 2019 vastgesteld door het dagelijks bestuur van Fietsmaatjes Leerdam.


Privacybeleid


Privacybeleid van Stichting Fietsmaatjes Leerdam
Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Stichting Fietsmaatjes Leerdam
(hierna te noemen: “de Stichting”) verwerkt. Met deze privacyverklaring willen wij u informeren over de wijze waarop de Stichting persoonsgegevens verwerkt van een ieder waarmee zij een relatie heeft.
In dit document, waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld.
Indien u uw persoonsgegevens aan de Stichting verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met de privacybeleid te verwerken. Dit privacybeleid houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1.Verantwoordelijke
Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is: Stichting Fietsmaatjes Leerdam, Noorderveld 70, 4143VM Leerdam, Kvk nummer 72133937. Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van de Stichting verantwoordelijk.
Als u vragen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met ons door een e-mail te sturen naar: fietsmaatjesleerdam@gmail.com.
2.Verwerkers
Voor de uitvoering van haar werkzaamheden maakt de Stichting gebruik van de diensten van derden, bijvoorbeeld Samen Fietsen (voor het rooster). Wij maken alleen gebruik van derden als dit strikt noodzakelijk is. Indien de diensten nodig zijn voor het verwerken van persoonsgegevens, betreft dit een zogenoemde verwerker. Met de verwerker hebben wij een verwerkerovereenkomst waarin is vastgelegd dat zij volgens onze standaarden met de gegevens omgaan.
3.Persoonsgegevens: welke, doel en bewaartermijnen
Wij verwerker persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Per relatietype verwerken wij daarom andere persoonsgegevens. De gegevens zijn in alle gevallen noodzakelijk om ons werk uit te voeren.
Persoonsgegevens worden nooit met derden gedeeld ten einde commerciële of andere doeleinden dan in dit privacybeleid beschreven.
3.1.Vrijwilligers
3.1..a    De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van vrijwilligers:
Naam (voornaam, achternaam);
Adres;
Geboortedatum;
Telefoonnummer;
E-mail adres;
Pasfoto;
Beschikbaarheid en eventuele voorkeur voor gasten;

3.1.b De Stichting verwerkt de in sub 3.1.a. genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: communicatie tussen de Stichting en de vrijwilliger, het maken van rapportages om fietsgebruik in beeld te krijgen en hiermee de persoonlijke dienstverlening te verbeteren.
3.1.c. Gegevens worden verstrekt door de vrijwilligers zelf via het inschrijfformulier en bij het intakegesprek.
3.1.d. Gegevens worden opgeslagen:
Op papier in een map (alleen toegankelijk voor het secretariaat)
Digitaal in het roosterprogramma “Samen Fietsen”.  Deze gegevens zijn toegankelijk voor de bestuursleden, coördinatoren en de betreffende vrijwilliger en kunnen ingezien en gewijzzigd worden door de betreffende vrijwilliger.
Op papier in de vorm van een vrijwilligerspas met naam en telefoonnummer.
3.1.e. De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.1.a. beschreven gedurende de duur van waarin de vrijwilliger actief is voor de Stichting. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
3.2. Gasten
3.2.a. De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van gasten:
Naam (voornaam, achternaam);
Adres;
Geboortedatum;
Telefoonnummer;
E-mailadres (eventueel van familielid of mantelzorger);
Voorkeuren voor tijden en evt. voor vrijwilliger;
Huisarts  en telefoonnummer;
Contactnaam en telefoonnummer in geval van calamiteiten;
Informatie die belangrijk is voor de vrijwilliger in geval van calamiteiten. Denk aan fysieke en/of geestelijke beperkingen en eventuele medicijnen. Deze gegevens worden alleen handmatig op de gastenkaart genoteerd en niet opgeslagen in het bestand op de computer;
Bankgegevens
3.2.b. De Stichting verwerkt de in sub 3.2.a. genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: communicatie tussen de Stichting en de gast, informeren vrijwilliger over de gast i.v.m. veiligheidsdoeleinden, het maken van rapportages om fietsgebruik in beeld te krijgen en hiermee de persoonlijke dienstverlening te verbeteren, het bijhouden van betalingen en het voeren van onze financiële administratie.
3.2.c. Gegevens worden verstrekt door de gast zelf via het inschrijfformulier en bij het intakegesprek.
3.2.d. Gegevens worden opgeslagen:
Op papier in een map (alleen toegankelijk voor het secretariaat, uitgezonderd bankgegevens)
Op papier in de vorm van een gastenkaart die de vrijwilliger iedere rit mee dient te nemen, uitgezonderd bankgegevens,. Deze gastenkaart is in het bezit van de gast.
3.2.e. De Stichting verwerkt en bewaart de persoonsgegevens zoals in 3.2.a. beschreven, gedurende de duur van waarin de gast deelnemer is van de Stichting. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd. Dit met uitzondering van de bankgegevens waarvan de Stichting wettelijk verplicht is deze te bewaren.
3.3.Teamleden
3.3.a. Onder teamleden wordt verstaan: bestuur van de Stichting en alle vrijwilligers werkzaam voor de Stichting met een coördinerende taak (bijvoorbeeld coördinator vrijwilliger - gast en technische fietsenbeheerder)
3.3.b. De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar teamleden:
Naam (voornaam, achternaam)
Adresgegevens
Functie
Telefoonnummer
E-mailadres
3.3.c. De Stichting verwerkt de in sub 3.3.b. genoemde persoonsgegevens  voor de volgende doeleinden: communicatie binnen de Stichting, communicatie buiten de Stichting (bijvoorbeeld door het plaatsen van namen & foto’s  op de website of aan potentiële vrijwilligers, zodat zij contact kunnen opnemen met het juiste teamlid)
3.3.d. De Stichting verwerkt en bewaart de persoonsgegevens zoals in sub 3.3.a beschreven, gedurende de duur tot maximaal een jaar na beëindiging van de relatie met het teamlid. Aansluiten worden de persoonsgegevens vernietigd.
3.4. Zakelijke partners
3.4.a. De Stichting verwerkt en bewaart de volgende persoonsgegevens van haar contactpersonen bij haar zakelijke partners
Naam (voornaam, achternaam)
Telefoonnummer
E-mailadres
3.4.b. De Stichting verwerkt de in sub 3.4.a. genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: contacteren over zaken aangaande de samenwerking.
3.4.c. De Stichting verwerkt en bewaart de persoonsgegevens, zoals omschreven in sub 3.4.a., gedurende de duur tot maximaal een jaar na beëindiging van de relatie met de zakelijke partner. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
3.5. Donateurs en Sponsoren
3.5.a. De Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van donateurs en sponsoren:
Naam
Adres
Bankrekeningnummer
E-mailadres
Als de werkzaamheden dit verlangen (bijvoorbeeld bij een belverzoek) verwerken wij aanvullend het telefoonnummer.
3.5.b. De Stichting verwerkt en bewaart de in sub 3.5.a. genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: verwerking van de donatie, informeren en contacteren over zaken aangaande de donatie, het voldoen aan de wettelijke verplichtingen aangaande een financiële administratie.
3.5.c. De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals genoemd in sub 3.5.a. gedurende de duur van het donateurschap. Bij eenmalige donaties verwerkt de Stichting alleen de persoonsgegevens om de donatie mogelijk te maken. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd in zoverre zij niet nodig zijn  om aan de wettelijke bewaarverplichting betreffende de financiële administratie te voldoen.
3.5.d. Persoonsgegevens betreffende donaties worden alleen verwerkt door de medewerker van de Stichting die dit nodig heeft voor de uitoefening van zijn/haar functie.
3.6 Nieuwsbrief
3.6.a.Ten einde haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de Stichting, verstuurt de Stichting  nieuwsbrieven. Hiertoe verwekt de Stichting de volgende persoonsgegevens van personen en organisaties die aangegeven hebben de nieuwsbrief te willen ontvangen:
Naam (voornaam, achternaam)
Adres
E-mail adres
3.6.b. De Stichting verwerkt en bewaart de in sub 3.6.a. genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het verzenden van de nieuwsbrief van de Stichting.
3.6.c. Personen die zich opgeven voor de nieuwsbrief via het “landingsformulier” op de website
www.fietsmaatjesleerdam.nl , hebben expliciet toestemming gegeven tot inschrijving op de nieuwsbrief. Personen die zich opgeven via andere communicatiekanalen wordt om schriftelijke toestemming gevraagd.
3.6.d. Afmelding voor de nieuwsbrief is te allen tijde mogelijk via een mail aan fietsmaatjesleerdam@gmail.com .
3.6.e. De Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals omschreven in sub 3.6.a. gedurende de tijd van de toestemming. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
3.7.Contact via e-mail, telefoon of contactformulier
3.7.a. De Stichting verwerkt een bewaart de volgende persoonsgegevens van personen die contact met ons opnemen via de telefoon, e-mail of via het contactformulier op onze website:
Naam (voornaam, achternaam)
E-mailadres
Als de werkzaamheden dit verlangen (bijvoorbeeld bij een belverzoek) verwerken wij aanvullend het telefoonnummer.
3.7.b. De Stichting verwerkt de in sub 3.7.a. genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het beantwoorden van gestelde vragen dan wel de persoon – op diens verzoek – te informeren en contacteren over zaken aangaande de Stichting.
3.7.c. De Stichting verwerkt en bewaart de persoonsgegevens zoals omschreven in sub 3.7.a. gedurende de duur van waarin de persoon geïnformeerd en gecontacteerd wil worden over de Stichting en/of haar activiteiten. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
4. Cookies & Webstatistieken
Op onze website maken wij gebruik van drie type cookies: functionele en tracking cookies. Wij plaatsen niet meer cookies dan noodzakelijk.
4.1.Functionele cookies
De functionele cookies zijn nodig voor het goed functioneren van de website.
4.2. Tracking cookies
Wij volgen zelf niemand met tracking cookies. De enige tracking cookie op onze website wordt geplaatst door een derde partij die wij nodig hebben om onze multimedia bestanden af te spelen. Dit is  You Tube voor de Fietsmaatjes-film. Op dit soort cookies geldt het privacybeleid van de desbetreffende partij. U kunt zich desgewenst via deze partij afmelden voor deze cookies.
5. Beeldmateriaal
5.1. Beeldmateriaal evenementen
Gedurende bijeenkomsten en andere evenementen van de Stichting kunnen foto’s en/of video’s  worden gemaakt door iemand van de Stichting. Deze foto’s en/of video’s kunnen op de website van de Stichting, met nieuwsinstanties, of op sociale media worden geplaatst. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of zij niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto en/of videobeelden, die uw privacy aantast, opstaan, stuur dan een e-mail naar fietsmaatjesleerdam@gmail.com, onder vermelding van de referentie naar de foto en/of video. Wij zullen deze dan verwijderen van ons platform.
De Stichting heeft geen invloed op foto’s en/video’s die gemaakt zijn door derden en door hen gedeeld worden. Indien u van mening bent dat de Stichting hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s en/of video’s te verwijderen, neem dan contact op met ons via: fietsmaatjesleerdam@gmail.com. De Stichting zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te (laten) verwijderen.
5.2. Overig beeldmateriaal
Het beeldmateriaal getoond op de website of in een ander promotiemateriaal van de Stichting is geplaatst met expliciete toestemming van de betrokkenen. Toestemming kan op elk moment ingetrokken worden. Aansluitend zal het beeldmateriaal van de website en ander promotiemateriaal verwijderd worden.
6. Beveiligingsmaatregelen
Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft de Stichting passende teechnische en organisatorische maatregelen getroffen. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van goede wachtwoorden. Onze website is beveiligd en hebben een SSL-certificaat. Ook zorgen wij dat de software die wij gebruiken up-to date is.
7 Data lek
In geval van een data lek wordt onmiddellijk actie ondernomen om het lek te dichten en wordt onderzocht hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. Teven wordt de betreffende persoon direct op de hoogte gesteld.
8 Privacyrechten
Als gebruiker heeft u verschillende rechten die wettelijk zijn vastgelegd
Recht op inzage: u kunt uw persoonsgegevens opvragen via ons algemeen mailadres.
Recht op rectificatie en aanvulling: U kunt uw persoonsgegevens rectificeren of aanvullen via ons algemeen mailadres
Recht op dataportabiliteit: in bepaalde situaties kunt u ons vragen om de persoonsgegevens die wij over u hebben door te sturen naar een derde partij.
Recht op vergetelheid: u kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
 Recht op beperking van verwerking: in bepaalde situaties kunt u ons vragen op een beperkt gebruik van uw persoonsgegevens.
Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking: wanneer wij uw gegevens verwerken op grond van een algemeen of gerechtvaardigd belang kunt u hier bezwaar tegen maken.
Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en/ of profilering: wij maken geen gebruik van geautomatiseerde  besluitvorming en/of profilering.

Mocht u een vraag hebben over een van bovenstaande privacyrechten dan kunt u contact meet ons opnemen via ons algemeen e-mailadres. Wij zullen dan in ieder geval  binnen de wettelijke termijn van 30 dagen antwoorden
9. Wijzigingen
De Stichting behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Indien het een belangrijke wijziging betreft die gevolgen heeft voor de wijze waarop de Stichting de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website en in onze nieuwsbrief.
10. Autoriteit Persoonsgegevens
Mocht u vinden dat wij niet goed met uw persoonsgegevens omgaan en kunnen wij u hiermee niet helpen, dan heet u het recht een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
 
Vastgesteld  te Leerdam op 17 april 2019,